Oui, les conditions générales de vente, c’est important !
Obligatoire pour contracter avec des particuliers, il est largement préconisé d’en avoir aussi pour les rapports avec les professionnels.
Mais alors, que mettre dedans ? et par où commencer ?
Les clauses à faire apparaître dans les conditions générales de vente (CGV)
Identification juridique de l’entreprise (dénomination, siège social, adresse…)
Il faut savoir de quelle entreprise on parle et c’est gage de confiance pour les co contractants.
Nature de l’activité et positionnement
Décrire ici l’activité exercée, le positionnement (bas/moyen/haut de gamme), volume ou sur mesure, secteur géographique, etc
Cela permet de justifier ensuite des différences de prix ou de pratique pour des demandes spécifiques qui n’entrent pas dans les activités classiques de l’entreprise. C’est un potentiel levier de négociation.
Devis
Indiquer si les devis sont gratuits ou payants, leur durée de validité, les modalités d’acceptation.
Politique d’acompte
Préciser si des acomptes sont demandés et si oui quel pourcentage et à quel rythme (par exemple 40% à la commande, 20% à la livraison, 20% en cours d’exécution, 20% à la réception).
Modalités de commande
Si des commandes sont à faire auprès de fournisseurs; expliquer le process de validation de la commande : sous quel délais la commande est-elle passée ? quid en cas de rupture de stock chez le fournisseur ?
Stockage
Prévoir des dispositions sur les durées de stockage, les modalités et les responsabilités. Notamment : que se passe-t-il si le client ne donne plus signe de vie alors que les marchandises commandées sont stockées chez vous ?
Livraison et pose
Lorsque des marchandises doivent être livrées chez le client et/ou que des opérations doivent être faites chez lui (un chantier par exemple) : prévoir modalités dans les grandes lignes et les responsabilités sur le chantier.
Annulation / décalage / retard dans l’exécution
Prévoir les conséquences d’une annulation ou d’un décalage de la commande de la part du client : est-ce que cela donne lieu à des pénalités ? si oui, comment sont-elles calculées ?
Il s’agit ici aussi d’un levier permettant de faire des gestes commerciaux le cas échéant.
Prévoir les conséquences liées à un retard dans l’exécution de la prestation, à la fois lorsque le retard est imputable à l’entreprise mais aussi lorsqu »il est dû à des causes extérieures.
Réception
La réception concerne professionnels du bâtiment mais aussi toute les prestations de services. Lorsque la prestation est terminée, une attestation de fin de mission signée par le client est opportune.
Facturation
Vous pouvez indiquer comment sont envoyées les factures (mail, courrier), le rythme de facturation (par exemple : factures mensuelles ou trimestrielles pour les prestations avec abonnement),
Pour les prestations récurrentes, vous pouvez prévoir les modalités de facturation pour des prestations exceptionnelles complémentaires.
Modalités de paiement, délais et intérêts de retard
Vous pouvez prévoir les moyens de paiement (chèque, virement, prélèvement…).
Il convient d’indiquer le délai de paiement des factures (à réception, 30 jours) et les intérêts et pénalités applicables en cas de retard (intérêts à taux légal, clause pénale, indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement).
Clause pénale
Il est possible d’intégrer une clause pénale en cas de non respect des engagements par l’une ou l’autre des parties. Plus d’info dans cet article : La clause pénale: régime juridique – A. Bamdé & J. Bourdoiseau (aurelienbamde.com)
Obligation de moyens / obligations de résultat
Définir la nature de l’obligation de l’entreprise est important car cela va avoir des conséquences directes sur sa responsabilité en cas de litige et sur le régime de la preuve (qu’est ce qui constitue une faute, qui doit le prouver et comment).
Plus de détail dans cet article : Obligations de Moyens et de Résultat : Définition, Exemple, Code Civil – Open Lefebvre Dalloz (lefebvre-dalloz.fr)
La gestion des litiges
Lorsque le contrat est conclu avec un particulier/consommateur, des dispositions spécifiques liées à la médiation doivent être intégrées au contrat. Il convient de se rapprocher de son instance professionnelle (conseil, chambre, syndicat, association) pour savoir si des dispositions spécifiques existent dans tel ou tel secteur d’activité.
A défaut, entre professionnel, il est tout à fait possible de prévoir une tentative de médiation préalable en cas de litige à frais partagés. Dans ce cas, les modalités doivent être définies dans le contrat (procédure à suivre, choix du médiateur, délais, etc).
Les juridictions compétentes en cas de litiges
Entre commerçants, il est possible de déterminer la juridiction qui sera territorialement compétente en cas de litige.
Dérogation aux CGV / précisions, adaptations
Comme pour tout contrat, il est possible de déroger aux CGV ou de les ajuster si les parties sont d’accord.
Les GCV peuvent prévoir les modalités de dérogation ou d’ajustement (établissement de conditions particulières, avenant, mentions spécifiques dans un devis…)
Autres clauses
Suivant la nature de l’activité et ses spécificités; d’autres clauses peuvent être incluses dans les CGV.
La marche à suivre pour établir ses CGV
Les CGV sont faites pour fixer des règles de base pour travailler avec ses clients.
Il est primordial que l’entreprise qui les a fixé les respecte.
Pour cela, il faut que les CGV soient adaptées aux pratiques et pas l’inverse.
Cela suppose donc de faire les choses dans l’ordre :
- s’interroger sur les pratiques en place : comment est-ce-que l’entreprise fonctionne à ce jour
- se challenger sur les pratiques à améliorer et s’assurer que l’entreprise pourra les suivre sans difficulté
- se questionner sur les leviers de négociation pour avoir de la marge de manœuvre : chaque dérogation à une clause des CGV peut donner lieu à une contre partie
- imaginer le scénario catastrophe du début à la fin pour savoir où sécuriser
- rédiger
- tester
- itérer (vérifier que les CGV sont adaptées aux pratiques, ajuster, modifier etc)
Les CGV sont évolutives. Elles changent en même temps que l’entreprise évolue.
Il est pertinent d’avoir une première version basique et de l’enrichir au fur et à mesure de l’évolution de l’entreprise.
Il s’agit d’un travail à la fois stratégique et juridique qui engage la responsabilité des parties, comme tout contrat.
Il est fortement conseillé de se faire accompagner par un professionnel pour les établir.
Le conseil ++ : se faire accompagner par un expert en relation client, finance et droit commercial (au hasard CAP RECOVERY !) en collaboration avec un Avocat.
Le premier pas : prendre contact : https://recouvrement-caprecovery.fr/#contact