Le recouvrement amiable a pour objectif d’encaisser une facture en dehors de tout recours au tribunal par la négociation. Le discours est la clé du recouvrement amiable. Plus le temps passe, plus le ton se durcit : c’est la graduation du recouvrement amiable.
Les relances avant l’échéance.
En règle générale, une facture doit être payée dans les trente jours après la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée.
Ce délai peut être raccourci ou rallongé sous conditions. La facture doit en tout état de cause préciser la date d’échéance.
Pour s’assurer d’un paiement en temps et en heure, il est possible pour la société créancière d’effectuer des relances préventives auprès de ses clients.
Ces relances peuvent s’automatiser via des logiciels comptables ou CRM. Le ton est très soft car le client n’est pas en défaut tant que la date d’échéance n’est pas passée.
Cette pratique permet d’anticiper des difficultés qui pourraient retarder le paiement. Par exemple problème sur la facture ou avec les coordonnées bancaires, service à solliciter pour le paiement, bon de commande à remplir en ligne, création de compte fournisseur…
La recherche de solutions amiable dans un temps défini.
Une fois la date d’échéance dépassée, la société non payée accorde par la force des choses un délai de paiement à son client.
Le paiement s’obtient par la mise en recouvrement, amiable dans un premier temps, sans attendre. La règle d’or en la matière : plus tôt la facture est mise en recouvrement, plus les chances d’encaissement sont grandes.
Pour mémoire, délai de paiement = danger https://recouvrement-caprecovery.fr/delai-de-paiement-et-impayes-attention-danger/
Le recouvrement amiable doit être jalonné par des dates butoirs :
- Echéance + 15 jours : première relance téléphonique doublée d’un mail et/ou d’un courrier.
- Echéance + 30 jours : deuxième relance téléphonique doublée d’un courrier et d’un mail. Il convient également à ce stade de se renseigner sur la solvabilité de la société cliente.
- Echéance + 45 jours : ultime relance avant mise en demeure par courrier et mail doublée éventuellement d’un appel téléphonique.
- Echéance + 60 jours : mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception.
Durant toute cette phase, seul un paiement conforme aux accords pris entre la société créancière et la société débitrice peut interrompre le processus.
Des délais de paiement peuvent en effet être accordés par la société créancière à son client. Si les délais accordés sont respectés, la procédure doit être suspendue au risque de rompre le lien de confiance établi.
En revanche, si aucun paiement n’intervient ou si le paiement intervient en retard ou n’est que partiel, la procédure doit se poursuivre.
Bien entendu, il convient d’adapter le discours à la situation mais les dates butoirs doivent rester intangibles.
La rigueur dans le processus, la fermeté dans le discours et la souplesse dans les solutions sont les qualités indispensables pour mener à bien le recouvrement amiable.
Le recouvrement amiable appuyé par le recouvrement judiciaire.
Si aucun paiement n’est intervenu ou si les engagements ne sont pas tenus dans les 60 jours suivant la date d’échéance de la facture, il convient d’envoyer la mise en demeure.
Celle-ci marque l’entrée dans la phase du recouvrement judiciaire. Sans paiement huit jours après la mise en demeure, une procédure judiciaire peut être engagée. Les pénalités et intérêts de retard commencent également à courir.
Il n’est pas question d’attendre pendant que le client promet un paiement.
Si les engagements du client ne sont pas tenus, la procédure est poursuivie jusqu’à son terme. Le temps est le pire ennemi d’un créancier : les interlocuteurs changent, la situation économique du client peut devenir irrémédiable, la prescription court…
Le recouvrement amiable continue néanmoins mais le ton est plus ferme.
Le recours au Tribunal n’est plus une menace mais une réalité concrète.
L’idée à ce stade est de continuer à négocier avec le client pour interrompre la procédure et éviter des frais supplémentaires.
La seule façon d’interrompre la procédure est de solder la facture. Un paiement partiel n’interrompra pas la procédure.
La procédure n’empêche pas d’accorder un délai à son client mais il convient de garantir la créance par l’obtention d’un titre.
Des frais supplémentaires s’appliqueront au client débiteur mais c’est le prix à payer pour avoir des délais.
Le recouvrement judiciaire permet donc d’appuyer le recouvrement amiable et de donner une force de négociation plus importante.